Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Senop Oy, Y-Tunnus: 1795926-9, Lentolantie 7, FI-36220 KANGASALA
Sähköposti: tietosuoja@senop.fi
Puh. 020 734 3500

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Turvallisuuspäällikkö Erkki Grönlund
Puh. 020 734 3500
Sähköposti: tietosuoja@senop.fi

3. Rekisterin nimi

Senop Oy:n sidosryhmärekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterissä käsitellään henkilöperustaisesti Rekisterinpitäjän toimeksiannosta tämän sidosryhmätahoja kansallisessa ja kansainvälisessä yhteistoiminnassa edustavien henkilöiden henkilötietoja.

Rekisterinpitäjän yritystoiminnan edellytyksenä on, että tämän henkilöillä ja/tai toimeksiantosuhteessa Rekisterinpitäjän lukuun henkilötietoja käsittelevien tahojen henkilöillä on käytössään sidosryhmätahoja edustavien henkilöiden yhteystiedot yhteistoiminnassa tarvittavaa yhteydenpitoa varten. Rekisterissä voidaan käsitellä myös sellaisten henkilöiden henkilötietoja, joiden osalta sidosryhmätoiminta Rekisterinpitäjään ei ole vielä alkanut tai se on päättynyt.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Sidosryhmäsuhteen hoitaminen
• Sidosryhmätahon ja Rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
• Käsittely Rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyviin tarkoituksiin, kuten tuotteiden ja palveluiden kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen, markkinointi, ylläpitäminen ja tekninen tuki
• Rekisterinpitäjän mainonnan (mukaan lukien uutiskirje) suuntaaminen ja markkinoinnin kohdentaminen henkilötietojen perusteella Rekisterinpitäjän viestimien ja palvelujen kautta
• Asiakaslehtien ja -tiedotteiden osoitteisto
• Asiakastyytyväisyyskyselyjen vastaajat
• Sidosryhmätilaisuuksien kutsuvieraslistat
• Tilaisuuksien valokuvaus
• Turvallisuusselvitetyt tavarankuljettajat arkaluontoisen materiaalin kuljettamiseen
• Rekisterinpitäjän järjestämiin koulutuksiin osallistuvat henkilöt

5. Rekisterissä käsiteltävä tietosisältö

Rekisteri sisältää tietoja seuraavista henkilöistä:

• Rekisterinpitäjän asiakkaista sekä asiakkaiden edustajista ja yhteyshenkilöistä
• Rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden, alihankkijoiden ja toimittajien edustajista ja yhteyshenkilöistä
• Potentiaalisista asiakkaista sekä potentiaalisten asiakkaiden edustajista ja yhteyshenkilöistä

Henkilöstä käsitellään seuraavia, kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

• nimi, mahdollinen titteli, tehtävänimike, vastuualue / asema / arvo, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työskentelypaikka ja tarvittavat muut yhteydenpidon ja kommunikaation mahdollistavat ja varmistavat yleiset yksilöivät yhteystiedot,
• henkilön edustaman tahon (kuten työnantajayrityksen tai muun organisaation) nimi, maa ja/tai alue, yritystunnus, postiosoite ja mahdollinen suhde Rekisterinpitäjään.

Rekisterissä voidaan käsitellä myös muiden kuin Suomen kansalaisten tietoja.

6. Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperusteet

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän harjoittamaan yritystoimintaan liittyen tämän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun ja/tai tuleva/voimassa oleva/päättynyt sopimus- tai sen kaltainen muu kaupallinen ja/tai ei kaupallinen suhde Rekisterinpitäjään ja/tai tämän sidosryhmiin tapahtuvan muun yhteistoiminnan tai lakisääteisen velvoitteiden noudattamisen ja turvaamisen perusteella.

Rekisteriin tallennettuihin henkilötietoihin ei käytetä pelkästään automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytoimintaa.

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän toimesta tässä tietosuojaselosteessa määritetyissä käyttötarkoituksissa ja perusteilla. Rekisterinpitäjä voi kuitenkin yhdistää tässä rekisterissä oleviin henkilön perustietoihin Rekisterinpitäjän muissa rekistereissä ylläpidettäviä rekisteröityyn liittyviä henkilötietoja näiden erillisten tietosuojaselosteiden mukaisesti, mikäli rekisteröity on Rekisterinpitäjälle näihin rekistereihin liittyen muussa yhteistoiminnassa tai toiminnallaan henkilötietojaan luovuttanut.

Rekisterinpitäjän sähköistä suoramarkkinointia lähetetään sellaisille rekisteröidyille, jotka ovat antaneet vapaaehtoisen suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin. Kun rekisteröityä pyydetään antamaan suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin, hänelle kerrotaan samalla, että suostumuksen peruuttaminen on mahdollista helposti ja milloin tahansa. Lisäksi soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen sähköistä suoramarkkinointia voidaan lähettää myös sellaisille vastaanottajille, joiden osalta Rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavilla tuotteilla tai palveluilla on olennainen liityntä potentiaalisen asiakkaan vastuualueeseen tai työtehtäviin.

Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla tästä Rekisterinpitäjälle tai klikkaamalla jokaisen markkinointiviestin yhteydessä olevaa kieltomahdollisuutta (”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe” -toiminto), jolloin rekisteröidyn tiedot poistetaan Rekisterinpitäjän sähköisen suoramarkkinoinnin tilaajalistalta.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisterissä ylläpidettävät henkilötiedot saadaan henkilöltä tai henkilön sidosryhmätoiminnassa edustaman tahon kautta luovutetuista tiedoista sekä Rekisterinpitäjän käyttämistä muista rekistereistä tai lähteistä.

Rekisterinpitäjän rekisterissä ylläpidettävien henkilötietojen muina lähteinä voivat toimia:

• Rekisterinpitäjän ja sidosryhmien väliseen yhteistoimintaan liittyvät erilaiset tapaamiset, kontaktointi, messut, markkinointiin ja myyntiin liittyvät kampanjat ja tapahtumat, koulutukset tai muut sidosryhmä- ja yhteistyötapahtumat, kommunikointi henkilön kanssa tai tämän edustavan tahon tai näiden henkilöiden julkaisemat aineistot tai materiaalit ja/tai edelleen luovuttamat julkiset ja/tai ei julkiset henkilötiedot.
• Rekisterinpitäjän www-sivuston, muun julkisen tai ei julkisen sähköisen palvelun tai kanavan kautta tapahtuvassa yhteistoiminnassa ilmenneet tai luovutetut henkilötiedot. Rekisterinpitäjän www-sivustolla käytetään evästeitä, joiden osalta lisätietoja voit lukea Evästeselosteesta.
• Rekisterinpitäjän muissa rekistereissä ylläpidettävät rekisteröityyn liittyvät henkilötiedot näiden erillisten tietosuojaselosteiden mukaisesti, mikäli rekisteröity on Rekisterinpitäjälle näihin rekistereihin liittyen muussa yhteistoiminnassa tai toiminnallaan henkilötietojaan luovuttanut.
• Rekisterinpitäjän ja sidosryhmien väliseen yhteistoimintaan liittyen tämän saatavilla olevat ja mahdollisia sidosryhmätahoja edustavien henkilöiden henkilötietoja sisältävät maksuttomat tai maksulliset palvelut sekä sidosryhmätoiminnan tekemiseen liittyvät mahdolliset toimeksiannot henkilötietojen hankkimiseksi.
• Rekisterinpitäjän emo- ja/tai muilta konserniyhtiöiltä (Patria Oyj ja Millog Oy sekä näihin kuuluvat konserniyhtiöt) sisäisen konserniyhteistoiminnan kautta saadut henkilötiedot.
• Kaupparekisteri ja muut yritystietorekisterit sekä vastaavat julkiset rekisterit ja lähteet.

Edellisten lisäksi Rekisterinpitäjä voi saada rekisteriin liittyviä henkilötietoja viranomaisyhteistoimintaan liittyen myös kansallisilta tai kansainvälisiltä viranomaisilta.

8. Henkilötietojen luovutus

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö voi luovuttaa rekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja emo- ja konserniyhtiöiden (Millog Oy, Patria Oyj) talous-, yritys-, yhteisöturvallisuuspalveluille sekä Rekisterinpitäjän sekä tämän emo- ja konserniyhtiöiden (Patria Oyj ja Millog Oy sekä näihin kuuluvat konserniyhtiöt) muuhun sidosryhmien väliseen yhteistoimintaan liittyen.

Rekisterin käsittelijä voi luovuttaa rekisterissä käsiteltävän henkilön henkilötietoja henkilölle itselleen sekä Rekisterinpitäjään työ- tai muussa toimeksiantosuhteessa oleville henkilöille/tahoille ja/tai emo- ja konserniyhtiöiden henkilöille (Patria Oyj ja Millog Oy sekä näihin kuuluvat konserniyhtiöt), joilla on tehtävä- ja/tai asiaperustainen tarve käsitellä henkilötietoja.

Edellisten lisäksi Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja/tai rekisterin käsittelijä voi luovuttaa rekisterissä käsiteltävän henkilön henkilötietoja edelleen viranomaisyhteistoimintaan liittyen myös kansalliselle tai kansainväliselle viranomaiselle, joilla on tehtävä- ja/tai asiaperustainen tarve käsitellä henkilötietoja tai luovutukseen liittyy lakisäätäinen velvoite.

Rekisteröityjen tietoja luovutetaan tapauskohtaisesti Rekisterinpitäjän palveluntarjoajille sen mukaan kuin on henkilötietojen erityisen käyttötarkoituksen kannalta välttämätöntä. Rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa teknisen toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajien välisen, sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämän tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Palveluntarjoajat käsittelevät Rekisterinpitäjän vastuulla olevia henkilötietoja Rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Rekisterinpitäjän käyttämät palveluntarjoajat ovat esimerkiksi tapahtumanjärjestäjiä, markkinointikumppaneita, painotaloja, mainostoimisto, valokuvaaja ja asiakastyytyväisyyskyselyn toimittaja.

Rekisteröityjen tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirrettäisiin EU:n / ETA:n ulkopuolelle, Rekisterinpitäjä ja sen palveluntarjoajat ovat sopimuksin sitoutuneet suojaamaan henkilötiedot EU:n tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin lakisääteinen velvoite vaatii tai kun on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita Rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin Rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada Rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy tietoihin ja jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus lain sallimissa puitteissa vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista tai poistamista.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Rekisterinpitäjälle.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa itseään koskevien rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettuihin etuihin, kuten profilointia. Rekisteröidyn vastustamisoikeutta ei kuitenkaan sovelleta, mikäli näihin liittyvän henkilötiedon käsittelyä tehdään ja se on tarpeen Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamisen ja/tai tärkeän ja perustellun syyn vuoksi, joka syrjäyttää rekisteröidyn henkilön edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustautumiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut Rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun rekisteröity käyttää edellä kuvattua oikeuttaan siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, hänellä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Rekisterinpitäjän velvollisuudet

Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidyille tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty rekisteröidyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Jos Rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, Rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikeuksien käyttäminen

Vapaamuotoisesti laadittu, yksilöity ja perusteltu rekisteröidyn henkilön oikeuksien käyttöön liittyvä pyyntö tulee osoittaa Rekisterinpitäjälle sähköpostitse osoitteeseen: tietosuoja@senop.fi tai privacy@senop.fi, josta ohjeistetaan henkilöä edelleen pyynnön henkilökohtaiseen vahvistamiseen ja henkilön tunnistamiseen liittyen. Rekisteröidyn henkilön oikeuksien käyttöpyyntö katsotaan saapuneeksi Rekisterinpitäjälle, kun sen esittänyt henkilö on henkilökohtaisesti tunnistautunut Rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuoja-asioissa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan henkilötietojen käsittelyn tietosuojasääntelyä.

11. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Rekisterinpitäjälle on myönnetty kansallisen määrätyn turvallisuusviranomaisen (DSA) toimesta yritysturvallisuusselvitystodistus, joka kattaa Rekisterinpitäjän hallinnolliseen toimintaan sekä tiloihin liittyvät turvallisuusmenettelyt.

Tietojärjestelmään tallennettuja henkilötietoja käsitellään käyttöoikeusrajoitetusti henkilökohtaisilla pääsyoikeuksilla yritysluottamuksellisissa tietojärjestelmäympäristöissä.

Rekisteriin liittyvää ja paperimuodossa olevia henkilötietoja sisältävää tietoaineistoa säilytetään lukitussa säilytyspaikassa ja/tai turvallisuusvalvotuissa ja/tai lukituissa tiloissa. Rekisteriin liittyviä paperimuodossa olevia henkilötietoja voidaan myös käsitellä ja säilyttää käsittelytarpeen niin vaatiessa rekisterin käsittelijän tai tähän toimeksiantosuhteessa olevan tahon henkilöiden hallussa.

Rekisterinpitäjä vastaa tiloissaan lukituksen, rikosilmoitin-, kulunvalvontajärjestelmien ja hälytyksensiirtoyhteyden toiminnasta sekä vartioinnin järjestämisestä näiden tilaturvallisuusvaatimusten mukaisesti.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Rekisterinpitäjä voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Rekisterinpitäjä tiedottaa rekisteröidyille merkittävistä muutoksista tähän tietosuojaselosteeseen ja käsittelytoimiin kohtuullisesti ennen niiden voimaantuloa verkkosivuillaan ja/tai muulla tarkoituksenmukaisella tavalla antaakseen rekisteröidyille kohtuullisen ajan arvioida tällaisten muutosten seurauksia.

13. Evästeet

Sivustollamme käytetään evästeitä (cookies). Ne ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi, kun otat yhteyden verkkosivustoon. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen. Osa evästeistä on käytössä selainistunnon ajan, osa pidempään. Evästeet voidaan jakaa neljään kategoriaan: välttämättömiin, toiminnallisiin, analytiikkaan ja markkinointievästeisiin. Osa evästeistä on välttämättömiä sivuston teknisen toiminnan kannalta. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai analytiikassa. Toiminnalliset evästeet taas parantavat sivuston toimintaa, esimerkiksi mahdollistamalla chat-botin toiminnan. Analytiikkaevästeet keräävät anonyymia tietoa tilastoja ja sivuston kehitystä varten. Markkinointievästeiden avulla voidaan esimerkiksi kohdentaa sivuston käyttäjälle mainontaa.  Lisäksi sivustolla voi olla esimerkiksi sosiaalisen median laajennuksia, joita voit hyödyntää ollessasi kirjautuneena sometilillesi.

Tällä sivulla käytettävät evästeet ja niiden toiminta-aika